Términos y condiciones

1. Aceptación y alcance

Estos términos y condiciones (en adelante, los “T&C”) regulan el acceso y uso de la aplicación móvil y/o página web, aplicación web, “Unities” (en adelante, la “Aplicación”), destinada a facilitar procesos de administración y operación de copropiedades sometidas al régimen de propiedad horizontal en Colombia (en adelante, la “Copropiedad”). Al crear una cuenta, acceder o usar la Aplicación, el usuario declara que ha leído, entendido y aceptado los T&C.

La Copropiedad que contrata la suscripción (en adelante, la “Suscriptora”) es responsable de cargar y administrar la información de los usuarios residentes/propietarios y de definir reglas internas de uso (p. ej., autorizaciones, aprobaciones de reservas, protocolos de portería). La Aplicación es una herramienta de apoyo y no sustituye las normas internas ni las decisiones de los órganos de administración. El Reglamento de Propiedad Horizontal (u otros documentos internos) no forma parte de estos T&C; la Copropiedad podrá publicarlo en la Aplicación como aviso o documento informativo cuando lo estime pertinente.

2. Definiciones

Aplicación: Plataforma Unities para la gestión de correspondencia/paquetería, domicilios, visitantes y avisos/documentos.
Usuario: Persona natural que usa la Aplicación bajo alguno de los roles definidos en estos T&C.
Copropiedad: Edificación o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal que usa la Aplicación.
Suscripción: Relación contractual de prestación de servicios entre el Proveedor y la Copropiedad Suscriptora.
Proveedor: Propietario de la Aplicación y prestador del servicio tecnológico (Daniel Alejandro Díaz Guerrero).
Responsable del Tratamiento: La Copropiedad, respecto de los datos personales tratados en el marco de la operación de la Copropiedad.
Encargado del Tratamiento: El Proveedor, quien trata datos personales por cuenta del Responsable, conforme a sus instrucciones y a la ley.

3. Roles y permisos

La Aplicación contempla los siguientes roles, con alcance funcional general (sin perjuicio de configuraciones por Copropiedad):

Residente/Propietario: Puede reservar áreas/servicios sujetos a aprobación, registrar/autorizar visitas, consultar correspondencia/paquetería asociada a su unidad y consultar avisos/documentos publicados.
Vigilante/Portería: Registra y valida ingresos de visitantes únicamente cuando exista autorización previa del Residente/Propietario, y registra la recepción de correspondencia/paquetería conforme a los protocolos de la Copropiedad.
Administrador de la Copropiedad: Publica avisos y documentos, gestiona flujos de aprobación de reservas, configura parámetros operativos y accede a reportes conforme a su rol.
Administrador de software: Soporte técnico, configuración global y (cuando aplique) publicación de avisos generales de la Aplicación o comunicados técnicos; no reemplaza las funciones del Administrador de la Copropiedad.

Los T&C se dirigen principalmente a Residentes/Propietarios, Vigilantes/Portería y Administradores de la Copropiedad. El Administrador de software se rige adicionalmente por los acuerdos comerciales/operativos con la Copropiedad.

4. Registro, credenciales y administración de cuentas

El acceso a la Aplicación se habilita con credenciales asignadas o creadas según el proceso definido por la Copropiedad Suscriptora. La Copropiedad es quien carga y administra la información de usuarios Residentes/Propietarios. El Usuario se compromete a:

Suministrar información veraz y mantenerla actualizada dentro de lo posible.
Custodiar sus credenciales y no compartirlas con terceros.
Notificar a la Copropiedad (y/o al canal de soporte) cualquier uso no autorizado de su cuenta.

5. Reglas de uso y conductas prohibidas

El Usuario se obliga a usar la Aplicación de forma diligente y conforme a la ley, las normas internas de la Copropiedad y estos T&C. Está prohibido:

Usar la Aplicación para fines ilícitos, fraudulentos o contrarios a la convivencia.
Suplantar identidades o registrar información falsa (p. ej., visitantes, placas, remitentes).
Interferir con el funcionamiento de la Aplicación (p. ej., ingeniería inversa, ataques, extracción masiva de datos).
Cargar, registrar o divulgar información o documentos que infrinjan derechos de terceros (p. ej., propiedad intelectual, datos personales sin autorización), o intentar publicar avisos/documentos sin contar con el rol habilitado para ello.
Dirigirse a la administración de la aplicación en términos irrespetuosos o descorteses.

El Proveedor podrá suspender o terminar el acceso a la Aplicación (a nivel de usuario o de Copropiedad, según corresponda) por mal uso, incumplimiento de estos T&C, riesgos de seguridad o falta de pago de la Suscripción, sin perjuicio de la posibilidad de eliminar contenido que se haya cargado sin autorización, entre otras acciones legales.

6. Funcionalidades y condiciones particulares

6.1. Gestión de visitantes

El Residente/Propietario podrá registrar o autorizar visitas. La Portería registrará y validará el ingreso únicamente cuando la visita se encuentre autorizada por el Residente/Propietario, conforme a los protocolos internos.

Datos de visitantes: la Aplicación podrá tratar, como mínimo, nombre del visitante y placas del vehículo (si aplica).

6.2. Correspondencia/paquetería

La Portería podrá registrar la recepción de correspondencia o paquetes asociados a una unidad, incluyendo (i) identificación del remitente cuando esté disponible y (ii) evidencia fotográfica del paquete, con el fin de notificar al Residente/Propietario y mantener trazabilidad.

La Portería no recibirá paquetes por pagar o contraentrega ni realizará pagos de ningún tipo; la Aplicación solo apoya el registro y notificación.

6.3. Domicilios

La Aplicación puede permitir el registro de ingresos asociados a domicilios/entregas. La autorización y validación se sujetará a las reglas de la Copropiedad. El Proveedor no interviene en la relación comercial entre el Residente/Propietario y terceros (p. ej., comercios o domiciliarios). Para esta funcionalidad, la Aplicación podrá registrar, como mínimo, el nombre del remitente/empresa y evidencia fotográfica asociada al ingreso/entrega (cuando aplique).

6.4. Reservas y aprobaciones

Las reservas de áreas o servicios dentro de la Copropiedad pueden requerir aprobación. Dichas aprobaciones se gestionarán a través de la Aplicación por el Administrador de la Copropiedad o por el flujo que este defina. La Aplicación registra estados (p. ej., solicitado, aprobado, rechazado) y notifica a los usuarios dentro de la Aplicación.

La Aplicación no impone cobros, multas o sanciones por reservas; cualquier cobro por uso de áreas comunes se rige por el reglamento y decisiones de la Copropiedad.

6.5. Avisos y documentos

Solo el Administrador de la Copropiedad y el Administrador de software pueden publicar avisos y documentos. Los Residentes/Propietarios pueden consultarlos, descargarlos o visualizarlos, según habilite la Copropiedad.

7. Disponibilidad, cambios y soporte

El Proveedor hará esfuerzos razonables para mantener la disponibilidad de la Aplicación, sin garantizar operación ininterrumpida. Podrán presentarse interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, fallas de terceros (p. ej., proveedores de nube, internet) o fuerza mayor.

El soporte se presta bajo modalidad de mejores esfuerzos, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. (hora Colombia), sin garantía de tiempos de respuesta o de solución, salvo acuerdo escrito distinto con la Copropiedad. Solicitudes fuera de horario se atenderán en el siguiente día hábil.

El Proveedor podrá actualizar o modificar funcionalidades para mejorar el servicio o por requerimientos de seguridad/cumplimiento. Cuando los cambios afecten materialmente estos T&C, se publicará una versión actualizada.

8. Suscripción, facturación y suspensión por falta de pago

La Suscripción es contratada directamente por la Copropiedad Suscriptora. La Copropiedad es responsable de:

Cargar y mantener actualizada la información de residentes/propietarios (usuarios).
Definir perfiles, permisos y responsables internos para la operación de la Aplicación.
Pagar oportunamente la Suscripción según el plan contratado.

En caso de falta de pago, el Proveedor podrá suspender temporalmente el servicio y, de persistir el incumplimiento, terminar la Suscripción, sin perjuicio de exigir los valores adeudados y aplicar los procedimientos contractuales acordados con la Copropiedad.

9. Propiedad intelectual y licencia de uso

La Aplicación, su código fuente, marcas, interfaces, diseños, bases de datos, textos y demás elementos protegidos son propiedad del Proveedor o de sus licenciantes. Se otorga al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, revocable e intransferible para usar la Aplicación únicamente para los fines autorizados por la Copropiedad y estos T&C.

Queda prohibida la reproducción, distribución, descompilación, ingeniería inversa o explotación de la Aplicación, salvo autorización expresa y por escrito del Proveedor.

10. Responsabilidad y limitación

La Aplicación es una herramienta de apoyo administrativo. El Proveedor no: (i) garantiza la conducta de usuarios o terceros; (ii) sustituye la gestión y control de la Copropiedad; (iii) asume obligaciones de custodia física de paquetes, ni (iv) define o ejecuta medidas disciplinarias.

La Copropiedad es responsable de la veracidad de la información que carga y de los protocolos operativos (portería, correspondencia, autorizaciones y reservas). El Proveedor responderá por fallas atribuibles a la plataforma en los términos de la ley y del contrato de Suscripción, y no será responsable por daños indirectos, lucro cesante o pérdida de oportunidades.

11. Tratamiento de datos personales

En el marco de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables en Colombia, se acuerda lo siguiente:

Responsable del Tratamiento: la Copropiedad Suscriptora.
Encargado del Tratamiento: el Proveedor (Unities), quien trata datos por cuenta del Responsable. Sin perjuicio de que el Proveedor pueda actuar como Responsable respecto de información no personal (agregada/anonimizada) generada para analítica, en los términos de este documento.
Finalidades principales: gestión de visitantes e ingresos, registro y notificación de correspondencia/paquetería, apoyo al registro de domicilios, gestión de reservas y aprobación, publicación y consulta de avisos/documentos, trazabilidad y auditoría operativa, soporte técnico y seguridad de información de la plataforma.
Datos tratados (según funcionalidad): datos de identificación y contacto de usuarios; datos de unidad/apartamento; datos de visitantes (nombre, placas); datos de correspondencia/paquetería (nombre del remitente cuando esté disponible, fotos del paquete, fecha/hora de recepción/entrega); datos de domicilios/entregas (nombre del remitente/empresa y foto, cuando aplique); registros de reservas y aprobaciones; bitácoras técnicas (p. ej., logs de acceso).
No comercialización de datos personales. El Proveedor (Unities) no utilizará los datos personales tratados en el marco de la prestación del servicio para enviar publicidad o comunicaciones comerciales a los Residentes/Usuarios, vender productos o servicios a Residentes, segmentar/ perfilar a los Residentes, ni vender, alquilar o comercializar datos personales a terceros o a otras copropiedades. El tratamiento de datos personales por parte del Proveedor se realizará únicamente por cuenta y bajo instrucciones de la Copropiedad, en su calidad de Responsable del Tratamiento.
Analítica y métricas anonimizadas. Sin perjuicio de lo anterior, el Proveedor podrá generar y utilizar estadísticas, métricas e información agregada y anonimizada derivada del uso de la Aplicación (por ejemplo: volúmenes de solicitudes, tiempos de flujo, frecuencia de uso de módulos), exclusivamente para mejorar, asegurar, mantener y planear el servicio y/o para análisis internos o comerciales del Proveedor, siempre que dicha información no permita identificar razonablemente a una persona natural, directa o indirectamente, ni por combinación con otras fuentes.
No reidentificación y salvaguardas. El Proveedor no intentará reidentificar datos anonimizados, ni permitirá que terceros lo hagan, y mantendrá medidas razonables para evitar la reidentificación.
No listas negras: la Aplicación no maneja listas negras de visitantes.
Conservación: los datos de visitas y correspondencia se conservarán por un plazo máximo de 5 años.
Seguridad: el Proveedor implementará medidas razonables de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos contra acceso no autorizado, alteración, pérdida o uso indebido. No obstante, ningún sistema es 100% infalible.
Alojamiento en la nube y tratamiento fuera de Colombia: la Aplicación opera sobre infraestructura en la nube provista por terceros, la cual puede estar ubicada en Colombia o en el exterior. En función de la ubicación de dichos proveedores, puede existir transmisión internacional de datos (a subencargados) y, excepcionalmente, transferencia internacional. La Copropiedad, como Responsable, autoriza y ordena este tratamiento para la prestación del servicio y declara que contará con las autorizaciones y bases legales necesarias de los titulares cuando aplique; asimismo, cuando la normativa lo exija, ordenará la implementación de las medidas y garantías correspondientes (por ejemplo, acuerdos con subencargados, cláusulas y salvaguardas aplicables) conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas vigentes. El Proveedor actuará como Encargado y adoptará medidas razonables de seguridad y acuerdos con sus subencargados para proteger la información.
Derechos del titular y canal: el titular podrá presentar consultas y reclamos al correo admin@unities.app. Se responderá conforme a la ley dentro de los 15 días hábiles siguientes a la recepción. La Copropiedad, como Responsable, podrá requerir validación de identidad y gestionar internamente la solicitud.

El Proveedor actuará como Encargado del Tratamiento y sólo tratará los datos siguiendo instrucciones del Responsable, salvo deber legal. La Copropiedad garantiza contar con las autorizaciones y bases legales necesarias para el tratamiento de datos de residentes, visitantes y terceros.

12. Entrega de información y cooperación con autoridades

El Proveedor podrá revelar información cuando exista obligación legal, orden judicial/administrativa o solicitud válida de autoridad competente. Cuando sea posible, informará a la Copropiedad antes de realizar la entrega.

13. Terminación del acceso y eliminación/retención

El acceso de un Usuario puede finalizar por (i) desvinculación de la Copropiedad, (ii) decisión del Administrador de la Copropiedad conforme a sus políticas, (iii) incumplimiento de estos T&C, o (iv) terminación/suspensión de la Suscripción. La retención o eliminación de datos se hará conforme a instrucciones del Responsable y a obligaciones legales.

14. Modificaciones a los T&C

El Proveedor podrá modificar estos T&C. La versión vigente estará disponible en la Aplicación o por los canales definidos. El uso continuado posterior a la publicación de cambios constituye aceptación de los T&C actualizados.

15. Ley aplicable y jurisdicción

Estos T&C se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier controversia se someterá a los jueces competentes de la jurisdicción ordinaria en Colombia, salvo que las partes acuerden un mecanismo alternativo de solución de conflictos.