Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente Política establece las reglas para el tratamiento de datos personales recolectados y/o administrados a través de la aplicación "Unities" en calidad de ENCARGADO del tratamiento, en adelante, la APLICACIÓN, utilizada por copropiedades, independientemente de los diferentes roles habilitados, sometidas al régimen de propiedad horizontal para la gestión de correspondencia (paquetería), domicilios, visitantes, reservas y avisos generales de administración.

1. Identificación del Responsable y del Encargado

1.1 Es responsable directo del tratamiento la Copropiedad Suscrita a “Unities” ya sea en forma onerosa o a título gratuito.

1.2 Encargado del Tratamiento (Proveedor de la aplicación).

Nombre: Daniel Alejandro Diaz Guerrero

Cédula de ciudadanía: 1020483990

Marca/aplicación: Unities

Correo de contacto (canal único para ejercer derechos ante la Copropiedad en el marco de la aplicación): admin@unities.app

La Copropiedad, en calidad de Responsable, determina las finalidades y medios del tratamiento; el Proveedor actúa como Encargado en la medida en que trata datos personales por cuenta y bajo instrucciones de la Copropiedad para la prestación del servicio.

2. Alcance y aplicación

Esta Política aplica a los datos personales de residentes/propietarios, visitantes, remitentes de correspondencia y domicilios, vigilantes/portería y demás usuarios que interactúen con la aplicación, así como a la información recolectada en el marco de los módulos de correspondencia (paquetería), domicilios, gestión de visitantes, reservas y avisos/documentos.

3. Definiciones

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Encargado del Tratamiento: Quien realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento.
• Transmisión: Envío de datos personales a un tercero que actúa como Encargado por cuenta del Responsable.

4. Principios aplicables

El Tratamiento se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Roles dentro de la aplicación

• Residente/Propietario: consulta avisos y documentos, registra y autoriza visitas, solicita reservas, consulta correspondencia y domicilios asociados a su unidad.
• Vigilante/Portería: registra y valida ingresos previamente autorizados; registra correspondencia y domicilios recibidos, incluyendo evidencia fotográfica.
• Administrador de la Copropiedad: publica avisos y documentos; aprueba/gestiona reservas; administra usuarios (altas/bajas/carga de información).
• Administrador de software (Proveedor): administra técnicamente la plataforma, presta soporte y puede publicar avisos de plataforma (p. ej., mantenimientos), sin sustituir la información propia de la Copropiedad.

6. Datos personales tratados y fuentes

6.1 Categorías de datos

• Datos de identificación y contacto de residentes/propietarios (cargados por la Copropiedad): nombre, número de identificación, correo, teléfono, dirección unidad/apartamento o equivalente.
• Datos de visitantes: nombres, tipo y número de documento, así como las y placas (cuando aplique).
• Datos asociados a correspondencia (paquetería): nombre del remitente y fotografía del paquete (incluida la información visible en la guía/etiqueta en la medida en que sea capturada en la foto).
• Datos asociados a domicilios: nombre del remitente o empresa y fotografía (cuando aplique).
• Datos de usuarios internos (porterías/administración): nombre, identificación laboral (si aplica), credenciales de acceso y registros de actividad (auditoría).
• Metadatos técnicos de uso: registros de acceso, fechas/horas de operaciones, identificadores de sesión o dispositivo y datos necesarios para seguridad y continuidad del servicio.

6.2 Fuentes

• Información suministrada por la Copropiedad al crear y administrar usuarios.
• Información suministrada por residentes/propietarios al autorizar visitas o solicitar reservas.
• Información registrada por portería al validar ingresos o recibir correspondencia/domicilios.
• Información generada automáticamente por la Aplicación (logs y auditoría).

7. Finalidades del tratamiento

La Copropiedad tratará los datos personales, a través de la Aplicación, para las siguientes finalidades:

• Gestionar el control de acceso de visitantes y la seguridad de la Copropiedad (autorización, validación y registro de ingresos).
• Gestionar el registro y notificación de correspondencia (paquetería) y domicilios, incluyendo evidencia fotográfica para trazabilidad.
• Gestionar solicitudes y aprobaciones de reservas de zonas o áreas comunes, conforme a las reglas internas de la Copropiedad (publicadas por la administración).
• Publicar y poner a disposición de residentes/usuarios avisos, comunicados y documentos de la administración de la Copropiedad.
• Administrar usuarios, perfiles y permisos de acceso en la Aplicación.
• Atender solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares relacionados con protección de datos personales.
• Prevenir el fraude, mejorar la seguridad de la información, gestionar incidentes y mantener registros de auditoría.
• Cumplir obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.

7.1 Prohibición de publicidad y comercialización de datos personales

El Proveedor no podrá vender, alquilar o comercializar datos personales a terceros u otras copropiedades. El Proveedor tratará datos personales únicamente por cuenta y bajo instrucciones de la Copropiedad.

7.2 Parámetros de analítica y métricas anonimizadas

El Proveedor podrá generar estadísticas, métricas e información agregada y anonimizada derivada del uso de la Aplicación para fines de mejora, seguridad, mantenimiento, planeación del servicio, análisis internos, publicidad y comercialización, siempre que dicha información sea irreversible y no permita identificar razonablemente a una persona natural, directa o indirectamente. El Proveedor no intentará identificar datos anonimizados ni permitirá que terceros lo hagan.

8. Autorización del titular y avisos de privacidad

Cuando la ley exija autorización, la Copropiedad obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento, salvo las excepciones legales aplicables. La Copropiedad informará al Titular, como mínimo, las finalidades, sus derechos y el canal para ejercerlos. La Aplicación podrá incorporar mecanismos de aceptación/consentimiento según instrucciones del Responsable.

9. Derechos de los titulares

Los Titulares podrán ejercer, en los términos legales, los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando sea procedente.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de Tratamiento.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

10.1 Canal de atención

Para efectos del Tratamiento realizado a través de la Aplicación, el único canal para ejercer derechos de protección de datos es: admin@unities.app. La Copropiedad podrá solicitar información adicional para verificar la identidad del solicitante.

10.2 Consultas

Las consultas sobre información personal serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3 Reclamos

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.4 Requisito de procedibilidad

El Titular o causahabiente deberá presentar primero la consulta o reclamo ante el encargado del tratamiento (Proveedor de Unities) o el responsable del tratamiento (Copropiedad) a través del canal indicado. Solo en caso de no obtener respuesta o considerarla insuficiente, podrá acudir ante la SIC conforme a los requisitos legales.

11. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

En principio, la aplicación no está dirigida a niños, niñas y adolescentes. Si excepcionalmente se llegaren a tratar datos de menores de edad (por ejemplo, como visitantes), la Copropiedad y el Proveedor procurarán recolectar el mínimo de información necesaria y aplicarán las reglas especiales de protección, atendiendo el interés superior del menor y el respeto de sus derechos fundamentales.

12. Seguridad de la información

La Copropiedad y el Proveedor implementan medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteracion, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen, entre otras: control de acceso por roles, autenticación, registros de auditoría, cifrado en tránsito cuando aplique, copias de seguridad y controles de seguridad en la infraestructura en nube.

13. Transmisión/transferencia y alojamiento en la nube fuera de Colombia

La infraestructura tecnológica de la Aplicación se aloja en servicios de computación en la nube que pueden estar ubicados fuera de Colombia. En consecuencia, puede existir transmisión y/o transferencia internacional de datos personales. La Copropiedad, como Responsable, instruye al Proveedor para realizar dichas operaciones cuando sean necesarias para la prestación del servicio y procurará que se adopten medidas contractuales y de seguridad para garantizar un nivel adecuado de protección conforme a la normativa colombiana. Cuando aplique, la Copropiedad informará al Titular sobre la existencia de transferencias/transmisiones internacionales.

14. Conservación y supresión de la información

Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento y por el máximo plazo legalmente permitido en Colombia, en especial para registros de visitas y correspondencia. Cumplidas las finalidades o vencidos los plazos aplicables, la Copropiedad instruirá la supresión o eliminación segura, salvo que exista deber legal o contractual de conservarlos.

15. Actualizaciones de la política

La Copropiedad podrá modificar esta Política en cualquier momento para ajustarla a cambios normativos u operativos, conforme a lo dispuesto en la Ley. Las modificaciones serán informadas a los usuarios por medios razonables (por ejemplo, aviso en la Aplicación). La versión vigente estará disponible para consulta en la Aplicación o por solicitud al canal admin@unities.app.

16. Soporte y atención operativa

El soporte del Proveedor se presta por mejores esfuerzos, de lunes a viernes (días hábiles) de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. (hora Colombia). El soporte no sustituye los canales de seguridad/urgencias propios de la Copropiedad.

17. Aceptación

El uso de la Aplicación implica el conocimiento y aceptación de esta Política y cualquier modificación o actualización de la misma, siempre que se encuentre dentro de la normativa legal vigente. La Copropiedad será responsable de asegurar que los usuarios tengan acceso a su contenido y de implementar, cuando aplique, mecanismos de autorización o avisos de privacidad.

18. Marco normativo de referencia

Esta Política se soporta, entre otras normas, en:

• Ley 1581 de 2012 (Régimen general de protección de datos personales).
• Decreto 1377 de 2013 (reglamentación parcial de la Ley 1581 de 2012).
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, en lo pertinente).
• Instrucciones y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) aplicables.

Canal de protección de datos (Copropiedad/Unities): admin@unities.app